「Ａタイム」の肝だけ

まず、「敵を知り、己を知る」の第一弾、「己を知る」ところから始めます。
「Ａタイム」で、私が最も重視しているのが「ＷＦＡ（Working Factor Analysis = 作業要因分析）」です。
名前は何やら小難しいですが、要するに「自分の現在やっている仕事を分単位で細分化してみる」という作業です。

ビジネスマンはいろんな仕事をしています。
電話をする、受ける、コピーする、会議に出る、上司を説得する、資料を作る。
その上に、待つ、トイレに行く、雑談をする、コーヒーを飲む等、作業自体ではなく「作業を円滑にするための補助的な行動」もあります。

「あなたは、１日にコピーする時間は何分ですか？」

と聞かれて、「１２分です」と答えられるような人はいません。それがちゃんと答えられる人には「お〜い。君は本当に仕事をしているのかね」と言いたくなります。
でも、第一歩はそれをするのです。
自分の１日の仕事とそれにかかった時間を逐一メモする。

項目は

●仕事の内容 ●相手 ●かかった時間

の３つです。

大変な作業です。面倒です。
でも、「100時間が自分のものになる」と暗示をかけて頑張りましょう。

とはいうものの、面倒なことには変わりありません。ですから、私は、メモ専用の紙片を胸ポケットに忍ばせておき、１つの仕事が終わるたびになぐり書きで、

「tel　森　2:21〜」

などとします。

「後でまとめて書けばいいや」などと考えてはいけません。１分や２分のちょっとした作業なんてすぐに忘れてしまいます。その場で書くのがコツです。
ただ、ちょっとズルをしましょう。
例えば、コピーをする時、１枚程度なら「１分」と決めておきます。すると、メモは「コピー」だけで済みます。時間を書く必要もありません。

これを３日間続けます。
もちろん、タイミングは「普通の時」です。特別なプロジェクトがあったりすると、統計の意味がありません。
また、自分の経験から言っても、３日間以上もこういった細かい作業をするのは、骨が折れます。逆に、１日や２日では、偏りが出てきてしまう。

このデータを使って、後々さまざまな分析するわけですが、１日の終わりに楽しむのはこの項目の件数です。

●１日３０件以下なら、幸せです。充分に自分の時間が取れています。 ●１日６０件程度なら、普通の忙しさです。 ●１日８０件を越えると目の回るような忙しさのはずです。赤信号。 ●１日１００件を越える人は、危機的な状況です。急がしいを通り越して「混沌」「混迷」状態です。まともな仕事ができるとは思えません。

３日間のデータの優先順位をつけます。

●Ａは自分でしかできない仕事 ●Ｂは１年くらい経験した秘書ならできる仕事 ●Ｃはバイトでもできる仕事 ●ＸＡ、ＸＢ、ＸＣはそれぞれの優先順位だが緊急を要する仕事

Ａランク、つまりこれが「Ａタイム」ですが、これが、全仕事量の何％を占めるかが最も重要です。これを上げれば上げるほど生産性が上がります。つまり、自然と同じ仕事量でも短時間でできるようになるのです。
目標は４０％です。

普通の忙しい人が初めてＷＦＡをやると、１５〜２０％程度のＡタイムしかありません。私の場合はまず、ここで愕然としました。
だって、誰でもできるような仕事に自分の時間の８割も使っているのですから。
このままでは私はいてもいなくても、どうでもいい人になってしまいます。

逆に、初めてなのにＡタイムが７０〜８０％もある人がいます。
これは、「大いなる勘違い」と思ったほうが良いでしょう。
「これは俺しかできない仕事だ」と勝手に思い込んでいるだけ、という状態です。
本当は、他の誰かに任せれば任せられるのに、自分で抱え込まないと気が済まない。
他人が全部「アホ」に見えて、自分がやれば100％だと思い込んでいる。

Ａタイムというのは、気楽につけてはいけません。
ここで、それぞれの仕事にＡをつけるかＢをつけるか。このこと自体がすでに時間管理なのです。
他人に任せるのは「７０点主義」です。自分がやればできる水準の７０％ができれば、その人をほめてあげる。このことが身に染み付いていないといけません。なんといっても、自分の時間を縮めようとしているのです。普通に考えていたら実現はできません。

そうやっていると、どうしても「これだけは自分で本当にやらないといけない」という仕事が出てきます。こだわりと言っても良いくらいです。これが、Ａタイムなのです。